Im Projektverlauf werden zentrale Dokumente wie Angebot und Vertrag digital unterschrieben. Das geschieht entweder direkt im Projekt — über die Phasen-Panels im Workflow-Graphen — oder über einen separaten öffentlichen Signaturlink, den Sie per E-Mail erhalten.
Angebot prüfen und unterschreiben
Öffnen Sie auf der Projekt-Detailseite im Workflow-Graphen die Phase „Angebot". Das Panel zeigt Ihnen alles, was Sie zur Prüfung brauchen:
- die Summen des Angebots (netto, MwSt. und brutto) sowie das gewählte Paket,
- das „Angebotsdokument" mit den Aktionen „Vorschau" und „Herunterladen".
Steht Ihre Unterschrift an, zeigt das Panel die Aktion „Angebot prüfen und unterschreiben" mit dem Hinweis „Prüfen und unterschreiben Sie das Angebot zur Annahme." Nach dem Signieren bestätigt die Plattform mit „Das Angebot wurde erfolgreich unterschrieben." — das Panel zeigt anschließend das Badge „Unterschrieben" und den Vermerk „Das Angebot wurde unterschrieben und angenommen."
Vertrag prüfen und unterschreiben
In der Phase „Vertrag" funktioniert es genauso: Die Aktion heißt hier „Vertrag prüfen und unterschreiben". Das Panel listet den Signaturstatus aller Beteiligten („Unterschrieben" bzw. „Ausstehend") — einschließlich der „Unternehmenssignatur" — sowie das „Vertragsdokument". Ist alles erledigt, meldet das Panel: „Der Vertrag wurde unterschrieben."
Antrag: im Projekt oder per Signaturlink
Auch in der Phase „Antrag" kann die Aktion „Antrag prüfen und unterschreiben" erscheinen. Das Unterschreiben direkt im Panel ist allerdings nur für DOCX-Dokumente möglich. Signierbare PDF-Dokumente laufen stattdessen über den öffentlichen Signaturlink, den Sie per E-Mail erhalten.
Der öffentliche Signaturlink
Der Signaturlink führt auf eine eigene, ohne Anmeldung erreichbare Seite mit der Überschrift „Sicherer öffentlicher Signaturlink". Die Kopfkarte zeigt das Projekt und den „Empfänger" (Ihre maskierte E-Mail-Adresse). Links steht die „Dokumentenvorschau", rechts der Bereich „Prüfen und bestätigen". Ist keine Vorschau hinterlegt, meldet die Seite „Für diese Anfrage ist keine Dokumentenvorschau verfügbar."
- Dokument prüfen
Lesen Sie das Dokument in der linken Spalte „Dokumentenvorschau" sorgfältig durch.
- Bestätigung aktivieren
Setzen Sie den Haken bei „Ich habe das Dokument geprüft und bestätige diese Aktion."
- Signieren und bestätigen
Klicken Sie auf „Signieren und bestätigen". Wird eine Unterschrift benötigt, öffnet sich das Fenster „Unterschrift hinzufügen" mit dem Hinweis „Zeichnen Sie Ihre Unterschrift in das Feld und bestätigen Sie sie anschließend vor dem Absenden."
- Unterschrift zeichnen
Zeichnen Sie Ihre Unterschrift in das Feld „Unterschrift". Mit „Löschen" setzen Sie das Feld zurück; sobald die Unterschrift steht, erscheint „Ihre Unterschrift ist bereit zur Übermittlung."
- Abschluss
Nach dem Absenden bestätigt die Seite den Abschluss mit „Vielen Dank!" und der Anrede „Sehr geehrte Kundin, sehr geehrter Kunde,". Ein bereits verwendeter Link zeigt stattdessen „Diese Anfrage wurde bereits abgeschlossen."
Änderungen anfordern statt unterschreiben
Wenn das Dokument nicht korrekt ist, müssen Sie nicht unterschreiben: Über die Aktion „Änderungen anfordern" teilen Sie den Korrekturbedarf mit. Als Grund stehen „Fehlende Informationen", „Falsche Informationen" und „Zusätzliche Informationen" zur Auswahl.
Nach einer Änderungsanforderung sperrt sich der Link: Die Seite zeigt „Für dieses Dokument wurden Änderungen angefordert." und den Status „Warten auf aktualisiertes Dokument". Über diesen Link kann dann nicht mehr unterschrieben werden.
Alle unterschriebenen Dokumente finden Sie anschließend gesammelt im Projekt — siehe Projektdokumente einsehen und herunterladen.